Tantieme des GmbH-Geschäftsführers: Diese Regeln gelten bei der Steuer

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Eine zusätzliche variable Bezahlung in Form von Tantiemen an die Mitarbeiter von Unternehmen ist fester Bestandteil der betrieblichen Vergütungspraxis. Viele Geschäftsführer nutzen erfolgs- und leistungsbezogene Vergütungsformen als wichtiges Instrument strategischer Personalpolitik.

Durch die Beteiligung an Unternehmenserfolg durch Vergütung in Form von Tantiemen identifizieren sich die Mitarbeiter stärker mit den wirtschaftlichen Zielen ihrer Firma und ihren Aufgaben. Außerdem wird deren Arbeit durch die Extras zum Festgehalt effizienter zu besonderen Leistungen motiviert. Hinzu kommt aus Sicht des Arbeitgebers, dass die Unternehmensziele und das Gesamtergebnis durch eine erfolgs- und leistungsorientierte Honorierung besser zu steuern sind.

Damit bei der Verteilung von Tantiemen und anderen Zulagen nicht der Zufall Pate steht, existiert in den meisten Firmen ein vielschichtiges Bewertungssystem, durch das Leistung und Erfolg der Mitarbeiter festgestellt und bewertet werden.

Doch nur durch eine bis ins letzte Detail systematisch durchgeplante Auswahl und Gestaltung der gewährten Gewinnbeteiligung wird der ökonomische Zweck erfüllt, die gesteckten unternehmerischen Ziele zu erreichen. Denn nur gezielte attraktive Anreize für die Mitarbeiter erzeugen die erforderliche Leistungsbereitschaft und Engagement zum Vorteil des Unternehmens.

Was ist eine Tantieme?

Der Begriff „Tantieme“ entstammt dem Französischen und bedeutet wörtlich so viel wie „der soundsovielte Teil“ oder frei übersetzt „der prozentuale Anteil von etwas“. Durch die Zahlung einer Tantieme beteiligt der Arbeitgeber ausgewählte Arbeitnehmer in seinem Unternehmen am erwirtschafteten Betriebsergebnis.

Bei dieser Vergütungsform profitieren Mitarbeiter vom positiven wirtschaftlichen Ergebnis des Unternehmens. Damit honoriert der Arbeitgeber die persönliche Arbeitsleistung und damit das Engagement der berechtigten Mitarbeiter am unternehmerischen Erfolg. Die Tantieme wird zusätzlich zur Grund- bzw. Basisvergütung gezahlt.

Das Unternehmen beteiligt sie mit einer vorher festgelegten Quote am Unternehmenserfolg und leistet damit eine erfolgsabhängige Vergütung an einzelne Beschäftigte. Zur Gruppe der für Tantieme Berechtigten zählen in aller Regel Führungskräfte wie etwa GmbH Gesellschafter, Geschäftsführern sowie leitende Angestellte. Mitunter sind auch komplette Teams oder Arbeitsgruppen innerhalb der betrieblichen Praxis zu Tantiemen berechtigt.

Tantiemen sind gesetzlich weder im Arbeits- und Gesellschaftsrecht noch im Steuerrecht explizit geregelt. Maßgeblich für die formale Umsetzung des Mitspracheanspruchs ist primär der vertragliche Inhalt der Tantiemevereinbarung. Praxisrelevante Berechnungsgrundlagen für die Tantieme sind beispielsweise der Unternehmensgewinn vor Steuern und der erreichte Umsatz bzw. die Umsatzsteigerung.

Wie wird die Tantieme berechnet?

Die Höhe der Tantieme wird in aller Regel nach einem vertraglich festgelegten Prozentsatz als Schlüssel vom Jahresüberschuss berechnet. Bemessungsgrundlage der Tantieme ist der für das Unternehmen insgesamt oder Teilen davon innerhalb eines Geschäftsjahres in der Handelsbilanz ausgewiesene Bilanzgewinn nach Abzug sämtlicher Abschreibungen und Rücklagen (Gewinntantieme).

Lautet die prozentuale Quote der Tantieme beispielsweise 6 % und beläuft sich der Bilanzgewinn des Geschäftsjahres auf 800.000 Euro, so erhält der tantiemeberechtigte Mitarbeiter eine Ausschüttung von 48.000 € zusätzlich zu seiner Fixvergütung.

Allerdings entspricht es durchaus gängiger Praxis, dass Tantiemen auch dann für ein Geschäftsjahr gezahlt werden, in dem kein Bilanzgewinn erwirtschaftet wurde. Wie bereits erwähnt, sind Tantieme ein zusätzlicher Bestandsteil des Geschäftsführergehalts.

Nach Recherchen des Informationsportals Statista belief sich zum Beispiel die Tantieme bei GmbH-Geschäftsführern in Dienstleistungsunternehmen in 2021 im Schnitt auf 30.000 €. Diesem Betrag entsprachen rund 19 % der durchschnittlichen Gesamtvergütung. Statista hatte die Daten von rund. 2.500 männlichen und weiblichen Managern erhoben und ausgewertet.

Innerhalb des Dienstleistungsbereichs, so Statista, wurden bei Verlagen im Jahr 2021 die höchsten Jahresvergütungen an die Geschäftsführer der GmbH gezahlt. Die mittlere Tantieme (Median) in der Verlagsbranche lag bei 61.558 € bzw. bei etwas mehr als 32 % (siehe nachfolgende Tabelle).

Tantieme von GmbH-Geschäftsführern im Dienstleistungssektor in 2023 

Quelle: Statista/eigene Recherchen

Wurde zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter eine Tantieme vereinbart, ohne sie zu beziffern, so ergibt sich die Höhe der Tantieme aus der Vergütungsregel nach § 612 Abs.2 BGB. Danach ist in vergleichbaren Fällen „die übliche Vergütung als vereinbart anzusehen“.

Der Anspruch auf Zahlung der Tantieme wird fällig, sobald die Bilanz durch die Gesellschafter festgestellt wurde oder bei korrektem Geschäftsverlauf hätte festgestellt werden können. In der Regel wird als Fälligkeitstermin vereinbart, dass die Zahlung der Tantieme zum Ende oder im Verlauf des Monats fällig wird, der auf die Feststellung des Jahresabschlusses folgt.

Wann gilt die Tantieme eines Gesellschafter-Geschäftsführers als angemessen?

Als Grundsatz gilt: Die Tantieme eines Geschäftsführers, der zugleich als Gesellschafter fungiert, sollte nicht mehr als 25 % der Gesamtvergütung betragen und 50 % des erzielten Gewinns nicht überschreiten. Werden diese Grenzwerte nicht eingehalten, handelt es sich laut Fiskus um eine verdeckte Gewinnausschüttung aus.

Eine “verdeckte Gewinnausschüttung” (vGA) ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht und bezieht sich auf nicht ordnungsgemäße, verdeckte Zuwendungen einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, AG) an einen ihrer Gesellschafter oder nahestehende Personen, welche nicht durch das Gesellschaftsverhältnis gerechtfertigt sind. Die Zuwendung führt zu einer Minderung des Einkommens der Gesellschaft und wird in der Regel so behandelt, als ob sie als Dividende an den Gesellschafter ausgeschüttet worden wäre.

Es gibt in der Rechtsprechung verschiedene Formen und Beispiele für verdeckte Gewinnausschüttungen:

1. Überhöhte Gehälter: Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer ein Gehalt erhält, das über dem marktüblichen Gehalt von Arbeitsverhältnissen für seine Position liegt, kann dies als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet werden.
2. Vorteilsgewährungen: Dies kann z.B. ein übermäßig teures Dienstwagen oder andere Vorteile sein, die der Gesellschafter erhält.
3. Nicht marktgerechte Verträge: Beispielsweise Miet-, Pacht- oder Darlehensverträge zwischen der Gesellschaft und dem Gesellschafter, die nicht den üblichen Konditionen entsprechen.

Die Folgen einer verdeckten Gewinnausschüttung können steuerlich erheblich sein. Sie führt nicht zu einer steuerlichen Abzugsmöglichkeit bei der Gesellschaft und beim Gesellschafter wird sie als Einkommen aus Kapitalvermögen besteuert.

Welche Arten der Tantieme gibt es?

Die Sondervergütung durch die Zahlung einer Tantieme wird in verschiedenen Formen gewährt. Unterschieden werden beispielsweise:

• Verbindliche Tantieme: Anspruch und Berechnungsgrundlage der Tantieme sind entweder im Anstellungs- bzw. Dienstvertrag mit dem Angestellten oder dem Geschäftsführer in einer separaten Vereinbarung fixiert.
• Ermessenstantieme: Laut Vertrag besteht zwar ein Anspruch auf die Tantieme, jedoch existieren weder eine Berechnungsgrundlage noch der Modus Operandi. Die Zahlung der Tantieme und der Höhe bestimmen die Vorstandsmitglieder und der Geschäftsführer stattdessen nach eigenem freien Ermessen.
• „Goodwill“-Prämie: Der Anspruch auf die Tantieme besteht ohne vertragliche Grundlage oder rechtliche Verpflichtung, folglich ohne Rechtsanspruch des Mitarbeiters.

Sowohl bei der Ermessenstantieme als auch bei „Goodwill“-Prämie handelt es sich um unverbindliche Rechtskonstrukte und Tantiemen, da sich der Arbeitgeber die Zahlung der Sondervergütung vorbehalten kann. Da sie sich aus Sicht der betreffenden Mitarbeiter als intransparent und willkürlich darstellen, sind sie per se ungeeignet, sich motivierend und leistungsfördernd auf das Verhalten der berechtigten Mitarbeiter auszuwirken. Außerdem fehlt der inhaltliche Zusammenhang einer symbiotische Beziehung zwischen Tätigkeit und Vergütung und verfehlt somit die Funktion eines Leistungsanreizes aufseiten des Arbeitnehmers.

Sind Zielvereinbarung sinnvoll?

Wie bereits dargelegt, weisen Tantiemevereinbarungen eine deutliche Schwäche auf, da ihnen ganz offenkundig der schlüssige Zusammenhang und die Abhängigkeit von der Zusatzvergütung einerseits und dem individuellen Leistungserfolg andererseits fehlen. Um Mitarbeiter zu motivieren und sie von den eigenen Vorteilen des Erreichens der unternehmerischen Ziele zu überzeugen, bedarf es einer schlüssigen Argumentation in Form einer „extra“ Honorierung in Form von Tantiemen.

Die meisten Unternehmen praktizieren daher für die Führungskräfte und übrigen Angestellten das Modell von Zusatzvergütungen auf der Basis von Zielvereinbarungen. Damit bringen der Arbeitgeber die besondere Wertschätzung des individuellen Erfolgs von einzelnen Arbeitnehmern oder Teams für das Unternehmen zum Ausdruck und würdigen auf diese Weise deren persönliches Engagement.

Was sind Zielvereinbarungen?

Im Rahmen von Zielvereinbarungen verständigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer über das Erreichen konkreter betrieblicher Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Faktisch bedeutet das eine Übertragung von Unternehmenszielen auf die Mitarbeiterebene, auch wenn die angestrebten Ziele letztlich durch den Arbeitgeber definiert werden.

Treffen Arbeitgeber und Mitarbeiter Zielvereinbarungen, so stehen dabei die individuellen Leistungen und Erfolge zum Erreichen von vorgegebenen unternehmerischen Zielen im Fokus. Die Zielvereinbarung ist als probates Führungsinstrument im Rahmen einer effektiven Vergütungsstrategie weit verbreitet und international anerkannt. Zielvorgaben können beispielsweise bei Projekten, Entwicklungen und Aktionen als Bedingung für gewährte Extras zum Gehalt entscheidend sein.

Um dem Mitarbeiter einen Leistungsanreiz zu offerieren, sichert ihm das Unternehmen für das Erreichen der vorgegebenen Ziele eine zusätzliche Vergütung zu. Eindeutig formulierte Zielvereinbarungen sind tragende Säulen für eine optimale Kommunikation zwischen den Unternehmen und ihren Mitarbeitern und werden innerhalb des betrieblichen Leistungsmanagements (Management by Objectives=MbO) als Führungsinstrument eingesetzt. Funktional betrachtet dienen sie der projekt- und aktionsbezogenen Feinsteuerung in den Unternehmen.

Die Praxis, einen Teil der Entgeltzahlungen an Mitarbeiter, vor allem an Geschäftsführer und Führungskräfte, in bedeutendem Umfang mit deren Leistung und Erfolg zu verknüpfen, ist inzwischen essenzieller Bestandteil der Vergütungspraxis im betrieblichen Personalmanagement.

Dahinter steht die Erkenntnis, dass erfolgs- oder leistungsabhängige bzw. individualisierte Zahlungen eine größere Anreizwirkung entfalten als ein nicht beeinflussbarer intransparenter Anspruch auf eine Tantieme, die allein auf das Erreichen unternehmerischer Ziele abzielt.

Durch die Verbindung von individuell formulierten Erfolgs- und Leistungskriterien und einer daraus resultierenden kalkulierbaren, nachvollziehbaren Zusatzvergütung, sind die Mitarbeiter in der Lage, sich weitestgehend mit ihrer Firma und den ihnen zugewiesenen Aufgaben zu identifizieren. Außerdem können sie so leichter zu besonderen Leistungen motiviert werden. Aufseiten der Betriebe sind die Unternehmensziele durch eine erfolgs- oder leistungsorientierte Honorierung besser zu steuern.

Wie werden Zielvereinbarungen umgesetzt?

Das Verfahren zur Zielvereinbarung besteht aus folgenden Komponenten:

• Vorbereitung bzw. Konzeption durch den Arbeitgeber:
  • Welche Ziele sind für das Unternehmen im Rahmen von strategischen Überlegungen essenziell von zentraler Bedeutung
  • Mit welchen Parametern (z.B. personelle und technologische Voraussetzungen) lassen sich die Ziele optimal erreichen.
• Zielvereinbarungsgespräch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:
  • Arbeitgeber formuliert und beschreibt konkrete Ziele.
  • Arbeitgeber und Mitarbeiter setzen sich substanziell mit dem Inhalt der Zielvorschläge auseinander und äußern ihre gegenseitigen Erwartungen.
  • Auswahl der Ziele erfolgt entsprechend der persönlichen Qualifikation und des Arbeitsumfelds des Mitarbeiters.
  • Arbeitgeber und Arbeitnehmer einigen sich über konkrete Zielvorgaben und deren terminliche Realisierung.
• Förmliche Zielvereinbarung:
  • Die getroffene Zielvereinbarung wird in ihrer Form schriftlich fixiert und von beiden Seiten unterzeichnet.
  • Das Zielprojekt wird gesondert in einzelne Zeitabschnitte, z.B. in „Meilensteine“ (siehe unten Mustertext „Zielvereinbarungen“) untergliedert.
• Controlling „Status Zieldaten“:
  • In regelmäßigen Zeitabständen werden Status-Analysen zum Fortschritt des Zielprojekts erhoben.
  • Notwendige Nachjustierungen der Zielvorgaben lassen sich auf der Datenbasis eines kontinuierlich durchgeführten Controllings realisieren.
• Zielerreichungsgespräch:
  • Gemeinsames Fazit aus dem gemeinsamen Vorhaben von Arbeitgeber und Mitarbeiter zum Abschluss des Zielprojekts.
  • Die vereinbarte Zusatzvergütung wird anhand der tatsächlich erreichten Ziele ermittelt.
• Prämienauszahlung:
  • Als Ergebnis der erfolgreichen Zielvereinbarung wird das projekt- oder aktionsbezogene Entgelt an den Mitarbeiter zum vereinbarten Termin gezahlt.

Was bedeutet die „SMART“-Formel bei Zielvereinbarungen?

Um dem Mitarbeiter einen Leistungsanreiz zu offerieren, sichert ihm das Unternehmen für das Erreichen der vorgegebenen Ziele eine zusätzliche Vergütung zu. Um die Zielvorgaben eindeutig und nachvollziehbar zu manifestieren, sollten sie so transparent wie möglich vereinbart werden.

Als inhaltliche Formulierungshilfe für die Zielvereinbarung wird in der Praxis häufig die sogenannte SMART-Formel verwendet.

Danach müssen die vereinbarten Ziele:

Tantieme: beispielhafte Zielvereinbarung in der Praxis

Beispiel F&E-Projekt: Schaltmodule

Projektziel: Bei der Produktion von Schaltmodulen sind sowohl eine verfahrenstechnische Neuorientierung als auch eine Werkstoffoptimierung erforderlich, die alle Voraussetzungen nach dem aktuellen Stand der Technik erfüllen.

Projektkriterien: Um die beschriebenen Eigenschaften und Funktionalitäten zu erreichen, besteht die Aufgabenstellung bei diesem F&E-Projekt darin, sowohl neue Werkstoffe zu evaluieren, die den Marktanforderungen state of the art entsprechen als auch die erforderlichen Funktionalitäten qualitativ daran anzupassen. Dazu wird im Rahmen dieses Projekts die Verwendung neuer Werkstoffe bzw. Werkstoffkombinationen erforscht. Dabei werden neben konventionellen Materialien nachwachsende Rohstoffe sowie Nanomaterialien samt ihrer spezifischen Eigenschaften bevorzugt berücksichtigt.

Zusammengefasst lauten die Zielkriterien für das Projekt: Materialoptimierung in Verbindung mit verfahrenstechnischen Prozessinnovationen und verbesserten Produktionsverfahren bei möglichst gleichzeitiger Kostenreduktion.

Zielvorgabe: Gegenstand des Projektes ist es, das optimale Ergebnis im Sinne der Aufgabenstellung zu erreichen. Dazu müssen die Vor- und Nachteile der Verwendung und Weiterverarbeitung der verschiedenartigen Werkstoffe und Werkstoffkombinationen ausgetestet und gegeneinander abgewogen und die verfahrenstechnischen Abläufe evaluiert und neu justiert werden.

Mittel- und langfristig betrachtet strebt Electum die Position des marktführenden Produzenten von digitalen Schaltmodulen zunächst im DACH-Raum und zeitlich anschließend innerhalb der EU an.

Generell lautet die wirtschaftliche Zielsetzung: Eine deutliche Steigerung des Marktanteils und ein Umsatzplus im zweistelligen Millionenbereich.

Mustervereinbarung für Tantieme

Hier finden Sie eine Mustervereinbarung, die Sie kostenfrei herunterladen und verwenden können.

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Ein Beispiel aus der Praxis

Folgende Marktanteile in der EU werden bis Ende 2027 insgesamt angestrebt:

Bis Ende 2027 strebt Electum durch die Umsetzung des Projektes einen Umsatzzuwachs von 10 Millionen EUR p.a. an.