Episode #003: Lexikon – Der IHK Notfall-Koffer

Abbildung IHK Notfall-Koffer

Unternehmen im Wandel – die Zeiten werden schnelllebiger und auch innerhalb des Unternehmens kann es schnell zu Umbrüchen kommen. Notfälle wie Krankheit, Unfall oder im schlimmsten Fall der Tod sollten entsprechend abgesichert werden. Der Unternehmensinhaber sollte vorausschauend denken und für Notfälle wie Krankheit, Unfall oder schlimmsten Fall den Tod, entsprechend abgesichert sein. Auch für kurzfristigere Auszeiten, wie ein längerer Auslandsaufenthalt, kann ein IHK Notfall-Koffer sinnvoll sein.

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Unterstützung durch die IHK

Der IHK Notfall-Koffer (auch Notfall-Handbuch) enthält alle wichtigen Unternehmensinformationen wie Pins, Passwörter oder andere sensible Daten. Innerhalb des Notfallkoffers sind aber auch wichtige Zuständigkeiten geregelt und schriftlich hinterlegt. Wer soll welche wichtigen Aufgaben im eingetretenen Notfall übernehmen? Wer ist für welchen Geschäftsfall zu kontaktieren?

Die IHK stellt eine kostenlose Vorlage des IHK Notfall-Koffers zur Verfügung. Einmal ausgefüllt, sollte das Notfall-Handbuch bei einem Notar hinterlegt werden. Der IHK-Notfall-Koffer sollte außerdem in mehreren Kopien vorliegen, damit alle berechtigten Personen einen direkten Zugriff darauf haben.

Ausfüllhinweise für den IHK Notfall-Koffer

Um den IHK Notfall-Koffer möglichst effizient auszufüllen, ist es für den Unternehmer zwingend notwendig einige Vorüberlegungen zu treffen: Zunächst sollte geklärt sein, wer im Notfall das Unternehmen dauerhaft oder vorrübergehend weiterführen kann. Welche Personen wissen über die aktuelle Auftragslage Bescheid und sind auch mit den Kunden, Lieferanten und den wichtigsten Projekten vertraut? Welche Mitarbeiter/Personen haben einen Überblick über die aktuellen Zahlungsvorgänge und sind beispielsweise bereits jetzt bevollmächtigt für Bankangelegenheiten? Welche Abteilung (welcher Mitarbeiter) hat den Überblick über PC Passwörter und Codes? Sind diese an einem festen Ort hinterlegt?

Diese generellen Fragen sind zu durchdenken: Wer ist für die Übernahme wichtiger Zuständigkeiten eingeteilt? Wer soll welche Aufgaben im eingetretenen Notfall übernehmen? Wer ist für welche Abläufe zuständig? Welche Maßnahmen sind für eine geordnete und umfassende Vertretung zu planen. Und wo finden sich die notwendigen Informationen, damit jeder Vertreter den notwendigen Zugang hat?

Da sich das Unternehmen stetig weiterentwickelt, sollte das Notfall-Handbuch auch in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr oder bei konkreten Anlässen – überprüft und aktualisiert werden. Um bei der Zusammenstellung des IHK Notfall-Koffers keine Fehler zu machen, sollte bei allen Vorbereitungen und Maßnahmen unbedingt auf eine ausreichende Abstimmung der Vertragsunterlagen mit einem Steuerberater, Anwalt, Notar, Versicherungsmakler oder Wirtschaftsprüfer geachtet werden.

Sinnvolle Einbeziehung von Vertrauenspersonen

Bei der Bearbeitung des IHK Notfall-Koffers ist es sinnvoll, Familienangehörige und Mitarbeiter mit einzubeziehen. Vertrauenspersonen sollten über die generelle Existenz des IHK-Notfallkoffers informiert werden, um im Notfall schnell reagieren zu können. Auch entsprechende Weisungen, Vollmachten und Verfügungen sollten durchgesprochen werden. Für den Fall, dass der Unternehmer über einen kürzeren Zeitraum oder dauerhaft nicht handlungsfähig ist, sollten geeignete Vertrauenspersonen, die die Geschäfte weiterführen, benannt werden.

Umgang mit dem IHK-Notfallkoffer

Der IHK-Notfallkoffer kann dabei als Vorlage genutzt und je nach Unternehmensstruktur individuell angepasst werden. Es ist sinnvoll, die Unterlagen laufend zu aktualisieren und mindestens jährlich zu überprüfen. Das gilt insbesondere für alle Adressen, Passwörter, Stellvertreterregelungen, Vordrucke und Ähnliches. Es ist wichtig, dass Vertrauenspersonen wissen, wo sich Ihr Notfall-Ordner befindet. Einmal ausgefüllt, sollte man das Notfall-Handbuch bei einem Notar hinterlegen und in der Firma die Telefonnummer des Notars – so ist sichergestellt, dass die geheimen Informationen nicht ohne Notfall in Umlauf geraten.

Fällt der Chef dann wirklich aus, kann das im Ernstfall heißen, dass z.B. niemand in der Firma mehr in der Lage ist, Banküberweisungen auszuführen – Löhne und Rechnungen können nicht mehr gezahlt werden. Auch ist häufig kein anderer Mitarbeiter berechtigt, Verträge zu unterschreiben, es könnte also rechtswirksam evtl. kein neuer Auftrag angenommen werden. Ohne den IHK Notfall-Koffer kann daher eine Firma unnötigerweise sehr schnell in die Insolvenz geraten. Der IHK-Notfallkoffer bietet neben der Versorge auch einige weitere Vorteile. So kann sich der Unternehmer einen guten Überblick über den aktuellen Stand, aber auch über die Strategie und Entwicklung des Unternehmens Gedanken machen. Der Notfall-Koffer kann bei der eigenen Hausbank zur Verbesserung der Bonität führen, wenn es um die Aufnahme von Krediten geht. Banken sehen es gern, wenn schon Lösungen für ein eventuelles Ausfallen des Geschäftsführers oder Inhabers ausgearbeitet wurden.

Das Ausfüllen des Notfall-Handbuchs kostet nur wenige Stunden und die dadurch gewonnene Absicherung ist enorm. Da sich das Unternehmen stetig weiterentwickelt, sollte das Notfall-Handbuch in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr oder zu festgelegten Terminen – überprüft und aktualisiert werden. Wichtig ist es allemal um abgesichert zu sein. Im Ernstfall bietet er die Grundlage dafür, dass die Firma danach von einer anderen Person weitergeführt werden kann.