Personalmanagement erklärt: Definition, Ziele, Aufgaben

Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter. Denn sie sind das größte betriebliche Kapital. Um so wichtiger ist es daher, die Arbeitsplätze mit den besten Fachkräften zu besetzen. Um die exzellenten Köpfe zu gewinnen und dauerhaft zu binden, bedarf es auf Seiten der Arbeitgeber einer ausgefeilten strategischen Planung und eines überzeugenden Konzeptes. Hier kommt das Personalmanagement ins Spiel. 

Die wichtigste betriebliche Ressource sind zweifellos die Beschäftigten. Folglich kommt der Personalwirtschaft eine zentrale Schlüsselrolle in einem Unternehmen zu. Sie bildet die Schnittstelle zwischen der Organisation des gesamten betrieblichen auf die Produktion von Gütern ausgerichteten Workflows und den dazu vorhandenen Beschäftigten (Human Resources).

Die im Personalwesen eines Unternehmens anfallenden administrativen und organisatorischen Aufgaben werden unter dem Begriff Personalmanagement subsumiert. Synonym wird das Personalmanagement auch als Human Resource Management (HRM) bezeichnet. Darunter fallen im betriebswirtschaftlichen Sinn sämtliche Aufgaben- und Themenbereiche, die mit dem Produktionsfaktor Arbeit in Verbindung stehen.

Definition der Begriffe “Arbeit” und “Produktionsfaktoren”

Unter dem Faktor „Arbeit“ ist jede manuelle und geistige Tätigkeit zu verstehen, die darauf gerichtet ist, Einkommen zu erwirtschaften. Zu den weiteren Produktionsfaktoren zählen Werkstoffe und Betriebsmittel. Der Faktor „Arbeit“ stellt gewissermaßen das Bindeglied zwischen sämtlichen Produktionsfaktoren dar. Begrifflich umfasst er den individuellen Anteil von Menschen an der Produktion von Gütern.

Unter den Begriff „Produktionsfaktoren“ fallen alle erforderlichen materiellen und immateriellen Kriterien für die Herstellung von Gütern. Zu den sogenannten Elementarfaktoren gehören solche Mittel, die unmittelbar für die Produktion in einem Unternehmen essenziell wichtig sind. In Abgrenzung dazu werden Planung, Leitung, Organisation, Koordination und Überwachung der Produktionsabläufe als „dispositive“ Faktoren bezeichnet.

Funktional definiert der Faktor „Arbeit“ in einem Unternehmen die Verantwortlichkeit des Personalmanagements für den optimalen Einsatz der Beschäftigten unter Einsatz der verfügbaren Ressourcen in einem Unternehmen. Im Rahmen der Aufgabenteilung wird das Personalmanagement eines Unternehmens in die Bereiche Personalführung und Personalverwaltung untergliedert.

Was gehört zum Personalmanagement? – Die Personalführung

Gegenstand der Personalführung ist die effiziente und möglichst reibungsfreie zielorientierte Einbindung der Mitarbeiter durch Koordination der betrieblichen Abläufe. Sie verfolgt insbesondere das Ziel, dass die erwartete Arbeitsleistung durch Definition der Qualifikationsanforderungen sowie die selektive Auswahl der Beschäftigten optimal erbracht und die gesteckten Ziele erreicht werden.

Zum Aufgabenbereich der Personalführung gehören z.B.:

• Die Personalentwicklung

• Das Personalcontrolling

• Die Personalkommunikation

• Die Schnittstellenfunktion zur Arbeitnehmervertretung

Die Personalführung leistet aktive Beiträge zur Stärkung der Personalressourcen, indem sie

• die wirtschaftlichen Ziele des Unternehmens anschaulich definiert,

• die Unternehmensstrategien transparent vermittelt,

• Anreize zur leistungssteigernden Motivation gibt,

• das konstruktive Zusammenwirken von Führungskräften und Beschäftigten fördert, steuert und koordiniert.

Das Personalmanagement: Ziele und Aufgaben

Die wichtigsten Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich systematisch z.B. in folgende Bereiche unterteilen:

• Personalplanung

• Personalcontrolling

• Entgeltmanagement

• Personalpolitik

• Personalbetreuung

Königsdisziplin: Personalplanung

Im Rahmen der Personalplanung geht es um die Anpassung der Personalkapazität an die volatilen Entwicklungen des Marktes. Entsprechend ihrer Zielsetzung, richtet sie die Personalkapazität am jeweiligen lang-, mittel- und kurzfristigen betrieblichen Personalbedarf aus.

Eine optimal funktionierende Personalplanung stellt sicher, dass das Unternehmen auf Nachfrageschwankungen flexibel reagieren kann. Dies geschieht insbesondere, indem Personalüberhänge und Personalengpässe vermieden und flexibel auf die jeweilige Absatz- und Marktsituation reagiert werden kann. Auf diese Weise werden unverhältnismäßig hohe Lohnkosten und Lohnnebenkosten verhindert. Personalkosten lassen sich so optimieren, was sich im Ergebnis vorteilhaft auf die Gewinnsituation in einem Unternehmen auswirkt.

Merke: Die Hauptaufgabe einer am Personalbedarf orientierten Personalplanung besteht in der Optimierung der Personalkapazität.

Personalbedarfsplanung

Ausgangsfrage: Wie viele qualifizierte Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sind in welcher Zeit für welche Tätigkeiten erforderlich?

Ziel: Die Personalkapazität wird durch eine bedarfsorientierte Personalplanung optimal ausgestaltet.

Der Personalbedarf bemisst sich nach der Anzahl jener Beschäftigten, die für das Erreichen und die Umsetzung der strategischen Ziele benötigt werden. Die Qualifikationen des Personals müssen den gestellten Anforderungen entsprechen.

Bei einer Personalbedarfsplanung ist die aktuell vorhandene Personalkapazität (Istkapazität) der künftig benötigten Personalkapazität (Sollkapazität) gegenüberzustellen. Zunächst gilt es, die  erforderliche quantitative und qualitative Anzahl an Mitarbeitern zu eruieren, um das definierte betriebliche Ziel zu erreichen. Außerdem muss das Personal zeitlich und räumlich, beispielsweise für die Dauer eines Projekts, verfügbar sein.

Folgende Optionen sind im Rahmen der Personalbedarfsplanung denkbar:

Fallbeispiel: Ist- und Sollwerte der Personalkapazität sind identisch.

Ausgangsfrage: Sind personelle Maßnahmen zur Optimierung der Personalkapazität erforderlich? 

Ziele: Es bedarf es keiner weiteren Maßnahmen, da genügend Mitarbeiter vorhanden sind.

Personalbeschaffungsplanung

Stehen im Unternehmen Mitarbeiter weder in ausreichender Zahl noch mit der erforderlichen Qualifikation zur Verfügung, so handelt es sich um einen Personalengpass, der sich ungünstig auf den Workflow im Unternehmen auswirkt.

Fallbeispiel: Der zahlenmäßige Wert der Istkapazität liegt unter dem Wert der Sollkapazität.

Ausgangsfrage: Durch welche Beschaffungsmaßnahmen können die vorhandenen Personalkapazitäten gezielt aufgestockt werden?

Ziel: Bestehende Personalbedarfslücken werden geschlossen. Dazu muss das Unternehmen Maßnahmen zur Personalbeschaffung initiieren.

Merke: Einen Mitarbeiter einzustellen, ist ökonomisch nur dann sinnvoll und vertretbar, wenn der Personalaufwand, d.h.  Lohn oder Gehalt sowie die anfallenden Lohnnebenkosten, kleiner ist als der zu erwartende Personalertrag. Die HR-Abteilung erwartet von seinen Mitarbeitern also einen guten Return on Investment.

Personalabbauplanung

Halten Unternehmen trotz ungünstiger Marktsituation zu viel Personal vor, so spricht man im Personalmanagement von einem Personalüberhang. Steht der betriebene Personalaufwand in keinem angemessenen Verhältnis zur Ertragssituation, so schmälert das den Gewinn.

Fallbeispiel: Der Wert der Istkapazität übersteigt den Sollwert. Aus ökonomischen Gründen ist der vorhandene Personalbestand zu reduzieren. Diese Aufgabe sichert langfrsitig den Unternehmenserfolg.

Ausgangsfrage: Durch welche Aktionen und Maßnahmen kann eine personelle Überkapazität in der Belegschaft abgebaut werden?

Ziel: Nicht notwendige Personalkosten werden durch den Abbau von Personalüberhängen zugunsten eines positiven Betriebsergebnisses eingespart.

Um Personalüberhänge zu beseitigen, stehen dem Personalmanagement in der betrieblichen Praxis zahlreiche Instrumente zur Verfügung. Personalüberhänge werden korrigiert,

• ohne Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse durch

  • den Abbau von Überstunden,

  • einen Verzicht auf Einstellungen durch Arbeitnehmerüberlassung,

  • einen generellen Einstellungsstopp,

• mit Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse; z.B. durch

  • innerbetriebliche Versetzung,

  • Arbeitnehmerüberlassung statt Festeinstellungen,

  • Verkürzung der Arbeitszeit,

  • Einführung von Kurzarbeit,

• durch Kündigung bestehender Arbeitsverhältnissen; z.B. 

  • Änderungskündigung = Fortführung des Arbeitsverhältnisses unter geänderten Bedingungen,

  • Aufhebungsvertrag = einvernehmliche Vertragsauflösung,

  • betriebsbedingte Kündigungen = Kündigung aus wichtigem wirtschaftlichem Grund.

Beachte: Im Rahmen des Personalabbaus sind stets die geltenden gesetzlichen Regelungen wie etwa zum Kündigungsschutz und zur Arbeitszeit einzuhalten.

Personaleinsatzplanung

Wurde die Personalbedarfsplanung abgeschlossen, folgt systematisch als nächstes Planungsmodul die sogenannte Personaleinsatzplanung.

Fallbeispiel: Im Rahmen eines Projekts zu einer neuen Produktlinie soll das vorhandene Personal einzelnen Projektgruppen zugeordnet werden.

Ausgangsfrage: Welche verfügbaren Mitarbeiter werden in welcher Zahl, wo und in welchem Zeitraum für welche Art von Tätigkeiten eingesetzt?

Ziel: Im Unternehmen anfallende Aufgaben werden nach ökonomischen Kriterien auf die Mitarbeiter entsprechend ihren Qualifikationen verteilt.

Die Personaleinsatzplanung betrifft hauptsächlich folgende Teilbereiche:

Arbeitsteilung: Unter welchen Voraussetzungen können die Vor- und Nachteile eines hohen Grades an Spezialisierung effektiv ausgeschöpft werden?

Arbeitsplatzgestaltung: Wo soll die Arbeitsleistung erbracht werden? Wie ist der Arbeitsplatz ausgestattet?

Arbeitszeitregelung: Wie kann die Arbeitszeit von Arbeitgebern und Arbeitnehmern interessengerecht gestaltet werden?

Personalentwicklungsplanung

Fallbeispiel: Umstrukturierungen und komplexere betriebliche Abläufe bedürfen spezieller Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter. Das Personalmanagement muss die Leistungen der Mitarbeiter dementsprechend evaluieren.

Ausgangsfrage: Welche betrieblichen Maßnahmen stehen für eine Optimierung der Mitarbeiterqualifikationen zur Verfügung?

Ziel: Die vorhandene Humankapitalbasis innerhalb eines Unternehmens wird durch Qualifizierungen der Mitarbeiter gestärkt.

Fokus: Personalbeschaffung – Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?

Die Personalbeschaffung stellt die Kernfunktion der betrieblichen Personalarbeit dar. Denn schließlich ist das Personal bei weitem die wichtigste betriebliche Ressource. Sie hat zum Gegenstand, die benötigte Zahl von Mitarbeitern hinsichtlich qualitativer, quantitativer, zeitlicher und räumlicher Aspekte zu beschaffen. Dieser Funktionsbereich hat in den vergangenen Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen, da der Fachkräftemangel bereits in vielen Branchen real angekommen ist.

Durch die fortschreitende Digitalisierung befindet sich der Arbeitsmarkt in einem fundamentalen Umbruch. Während sich Arbeitgeber früher nahezu beliebig etwa auf Jobbörsen oder Karriereevents mit den begehrten High Potentials eindecken konnten, entscheiden inzwischen häufig die Fachkräfte selbst, für welches Unternehmen sie künftig arbeiten wollen. Dazu wägen sie ab, ob die Vorteile und Pluspunkte auf Seiten der Arbeitgeber mit ihren Vorstellungen und Erwartungen übereinstimmen.

Exkurs: Personalmarketing – Tiefe Einblicke für strategische HR-Entscheidungen

Ungewöhnliche Situationen erfordern außergewöhnliche Maßnahmen: Um dringend benötigten Personalbedarf am Arbeitsmarkt decken zu können, zeigen sich die Unternehmen immer kreativer und einfallsreich. Denn sie haben erkannt: Nur ein attraktiver Arbeitgeber wird auf einem angespannten Arbeitsmarkt erfolgreich sein und im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte bestehen können. Sie präsentieren sich den Fachkräften als interessanter Arbeitgeber und identifikationsstarke Marke.  Außerdem locken sie interessierte Kandidaten zusätzlich mit exklusiven Leistungspaketen. 

Im Zentrum des strategischen Personalmarketings stehen die Aktivitäten des Unternehmens, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Dies geschieht durch gezielte Aktionen der Werbung in eigener Sache, durch die den potenziellen Mitarbeitern kommuniziert wird, mit welchen Vorzügen sie bei einer Tätigkeit für das Unternehmen rechnen dürfen. Doch gleichzeitig müssen die Unternehmen dafür sorgen, dass sie als attraktiver Arbeitgeber auch tatsächlich wahrgenommen werden.

Employer Branding lautet das magische Wort, das den Arbeitsmarkt und die Personalarbeit längst revolutioniert hat.

Da die Arbeitgeber durch Employer Branding ihr Unternehmensimage vermarkten, hat sich in der Praxis der Begriff des Personalmarketings heraus gebildet. Den Unternehmen ist bewusst, dass sie im harten Wettbewerb um Fachkräfte nur dann bestehen und erfolgreich sein werden, wenn sie sich als starke „Marke“ präsentieren.

Dabei geht es nicht allein um die Außenwirkung des Employer Branding bei externen Arbeitskräften, sondern auch um die Wirkung nach innen, also in den Betrieb und die Mitarbeiter hinein. Intern signalisiert der Arbeitgeber seinen Beschäftigten, dass Mitarbeiterbindung und Corporate Identity (CI) einen hohen Stellenwert innerhalb der Unternehmenskultur besitzen. Dies vermittelt dem Mitarbeiter ein hohes Maß an Authentizität. Als zusätzlicher Aspekt im Personalmanagement nicht zu unterschätzen ist die Identifikation und Motivation zufriedener Arbeitnehmer, die „ihr“ Unternehmen extern auch dritten gegenüber als attraktiven Arbeitgeber empfehlen. Laut Personalwesen ist dies ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.

Als Faktoren für ein effizientes Employer Branding im Personalmanagement haben sich in der Personalpraxis durchgesetzt:

• Betriebliche Zusatzleistungen (Benefits)

• Sicherheit des Arbeitsplatzes

• Karriereperspektiven

• Optionale Beschäftigungsmodelle

• Progressive Sozialstandards (z.B. familienfreundliche Arbeitsbedingungen)

• Hohe Reputation des Unternehmen (z.B. internationale Marke)

• Verantwortliches soziales Handeln (Corporate Social Responsibility – CSR)

Bereits im Jahr 1997 wurde im Rahmen einer Studie der Unternehmensberatung McKinsey in der Diskussion um Personalrecruiting der martialisch anmutende Begriff „War of Talents“ geprägt.  Schon damals umschrieb der Autor dieser Studie die immer größer werdenden Schwierigkeiten der Unternehmen, fachlich qualifiziertes Personal zu finden. Um Personalengpässe zu vermeiden, fände ein Kampf zwischen den Unternehmen um die besten Nachwuchskräfte, die sogenannten High Potentials, statt. Diese Situation ist heute mehr denn je akut und hat sich weiter zugespitzt.

Ausblick auf das strategisches Personalmanagement

Moderne Arbeitsformen haben sich innerhalb des Personalmanagements durchgesetzt und begrifflich im allgemeinen Sprachgebrauch etabliert. Unter dem Titel „NewWork„ dominieren neue Beschäftigungsmodelle den Arbeitsmarkt. Die klassische Beschäftigung alter Prägung entwickelt sich immer mehr zum Auslaufmodell. Nur Firmenchefs der „alten Schule“ setzen noch auf überholte Muster mit Büropräsenz und Arbeitszeitkontrolle im Personalmanagement. Doch selbst diese Unternehmergeneration orientiert sich mittlerweile notgedrungen um und öffnet sich dem Employer Branding als wirksames Instrument im Personalrecruiting und bei der Personalbindung.

Vor allem Employer Branding erlangt in dem Personalmanagement weiter an Bedeutung, in Deutschland jedoch mit noch großem Nachholbedarf. In einer Studie aus dem Jahr 2021 beschreibt die zur Jobplattform Stepstone gehörende internationale Employer-Branding-Beratung Universum die aktuelle Brisanz der Situation: „Viele Unternehmen beschäftigen sich leider immer noch nicht aktiv mit ihrem Employer Brand“, heißt es dort. Dabei seien die Bildung und gezielte Kommunikation der Arbeitgebermarke ein hochstrategisches Thema.

Umso wichtiger ist es, ein eigenes Employer Brand zu entwickeln, um das betriebliche Personalrecruiting effizient und zielgerichtet zu gestalten. Dies kann jedoch nur gelingen, wenn den Arbeitgebern bewusst ist, wie sie von ihren derzeitigen und zukünftigen Beschäftigten gesehen werden und welche Wertmaßstäbe für die Mitarbeiter gelten, so der Universum-Report. Dies sei enorm wichtig für den Erfolg eines Unternehmens.